E-Mail, Telefon und WhatsApp zur Personaleinsatzplanung - Sparen Eventagenturen und Caterer damit wirklich Kosten ein? | Hire Me Enterprise

E-Mail, Telefon und WhatsApp zur Personaleinsatzplanung - Sparen Eventagenturen und Caterer damit wirklich Kosten ein?

Die Sonne scheint und Britta ist glücklich. Sie steht heute im Mittelpunkt, denn es soll ihr schönster Tag werden: Ihre Hochzeit. Alles soll perfekt sein. Deshalb haben die zukünftigen Eheleute beschlossen, eine Eventagentur zu engagieren. Aus dem Blickfeld der Gäste betrachtet, läuft die Hochzeit wie am Schnürchen, doch vor der Veranstaltung gab es ein Heiden Chaos und eine Zitterpartie für die Eventplaner. 

Wie vor jeder anstehenden Veranstaltung verschickt Maike, die Personalverantwortliche der Eventagentur, eine E-Mail an den mühsam aufgebauten Personalpool. Viele Studenten, die sich nebenbei etwas dazu verdienen möchten, tummeln sich in dem Pool. Die E-Mail an alle Mitarbeiter ist schnell verfasst und versandt. Doch der Personalpool ist groß und so trudeln am nächsten Tag bereits 20 Rückmeldungen ein. Eigentlich wollte sich Maike am Vormittag noch mit anderen Aufgaben befassen, aber die müssen nun warten.

Eine E-Mail nach der anderen liest Maike, um herauszufinden, ob der oder die Mitarbeiter/in zur Verfügung steht und welche Aufgabe er oder sie übernehmen will. Sonderwünsche, z.B. im Hinblick auf die Arbeitszeit, erschweren Maike die Personalplanung zusätzlich. Bis zur Veranstaltung gehen noch zahlreiche E-Mails ein, die alle einzeln gelesen und beantwortet werden müssen. Dennoch fehlen drei Tage vor Veranstaltungsbeginn noch einige Servicekräfte. Der Agentur bleibt nichts anderes übrig, als bei einem Personaldienstleister Servicekräfte für den Tag zu buchen. Eine teure Angelegenheit.

Mitten im Aufbau der Veranstaltung melden sich fünf der eigenen Servicekräfte krank. Maike ist eigentlich mit der Überwachung des Aufbaus und der Einweisung der Servicekräfte beschäftigt. Nun telefoniert sie ihren Personalpool ab, ob kurzfristig noch eine Servicekraft aufzutreiben ist. Dieses Mal hat sie Glück und sie findet noch zwei zusätzliche Helfer. Drei Servicekräfte zu wenig, eine Verschiebung des Zeitplans nach hinten – kein guter Start. Wieder einmal denkt die Agentur darüber nach, wie man die Personaleinsatzplanung verbessern kann. Nach der Veranstaltung befasst sich Maike mit der Suche nach einer besseren Lösung und stößt auf Hire Me.

Hire Me setzt an allen beschriebenen Problemstellen an. Zunächst unterstützt Hire Me Enterprise Eventagenturen und Caterer bei der regulären Personaleinsatzplanung. So können Agenturen ihre Mitarbeiter in Gruppen sortieren, z.B. in Auf- und Abbauhelfer und Servicekräfte. Per Webanwendung oder App kann die Agentur Anfragen an Mitarbeiter-Gruppen versenden, die die Mitarbeiter dann per Push-Nachricht auf ihr Smartphone erhalten. Mit nur einem Klick können sich die Arbeitskräfte zum Arbeiten melden. Ohne Aufwand der Agentur erhält diese übersichtlich alle für die Veranstaltung zur Verfügung stehenden Mitarbeiter und sie kann die am besten geeignetsten auswählen. Die ausgewählten Mitarbeiter werden dann automatisiert benachrichtigt. Fehlt noch Personal, kann die Agentur Anfragen an den öffentlichen Arbeitskräfte-Pool von Hire Me Public senden.

Maike und ihre Agentur sind begeistert. Bei der Vorbereitung von Veranstaltungen wird Maike zukünftig nicht mehr von E-Mails überschwemmt und kurzfristige Personalausfälle können ohne zeitaufwendiges Abtelefonieren einzelner Personen schnell gelöst werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Agenturen auf teure Personaldienstleister verzichten können und durch den Zugriff auf den großen Personalpool von Hire Me Public kann der Personalstamm kontinuierlich weiter aufgebaut werden. Denn zu einer gelungenen Veranstaltung gehören ausreichend und qualifizierte Arbeitskräfte.

Die zuvor so gestresste Maike, kann nun entspannt der nächsten Veranstaltung entgegenblicken. 

Maike ist zufrieden und entspannt.

Autor

erstellt von Jennifer Moseler

am 16.02.2016, um 09:13 Uhr

CMO & Gründerin; sportlich und zielstrebig aber ein echter Teamplayer :)