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Hire Me Anleitung für Enterprise Kunden

Hire Me Enterprise Logo - Effiziente Personaleinsatzplanung und mobile Kommunikation

Bebilderte Anleitung zur Hire Me Enterprise Webanwendung

Mit Hire Me Enterprise können Sie als Unternehmen schnell und effektiv Ihre eigenen (freien) Mitarbeiter auf Aufträge und anfallende Jobs disponieren. Haben Sie einen Auftrag zu vergeben, können Sie alle oder eine ausgewählte Gruppe an Personen,die für den Auftrag in Frage kommen, mit nur wenigen Klicks parallel und zeitgleich auf dem Smartphone ansprechen. So erhalten Sie innerhalb kürzester Zeit übersichtlich alle zur Verfügung stehenden Personen und können diese für den Auftrag einteilen.

Um Ihnen die Bedienung der Hire Me Plattform zu erleichtern, haben wir für Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung zusammengestellt, die Ihnen einzelne Schritte genauer und präziser erklären. (Stand: 14.07.2017)

1. Mit dem System starten - Interne Mitarbeiter ins System einbinden

1.1 Registrieren und Profil erstellen

Registrieren Sie sich zunächst hier mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort. Achten Sie darauf, dass Sie sich auf der Seite zur Registrierung und nicht auf der Anmelden-Seite befinden. Sie können sich am Menü orientieren, das Ihnen oben auf der Seite angezeigt wird. Nachdem Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort registriert haben, werden Sie gebeten Ihr Unternehmensprofil auszufüllen. Sie können neben Ihren Unternehmensdaten auch Ihr Firmenlogo einfügen.

 

1.2 Übersicht der Webanwendung und Mitarbeiter ins System integrieren

Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, gelangen Sie zur Übersicht des Personals. In der Navigationsleiste finden Sie die Felder Jobs, Personal, Nachrichten, Zeiterfassung sowie einen Button zum Auftrag inserieren und eine Schaltfläche für Ihr Unternehmensprofil.

Personal Sektion finden

Bevor sich die eigenen Mitarbeiter für einen Auftrag melden können, benötigen diese den Unternehmenscode, eine 8-stellige Identifikationsnummer, welcher Ihr Unternehmen identifiziert und Mitarbeitern ermöglicht direkt Aufträge von Ihnen über die Hire Me Plattform zu erhalten. Diesen finden Sie in der Sektion Personal. Geben Sie den Unternehmenscode per E-Mail an Ihre Mitarbeiter weiter. Dafür haben wir Ihnen bereits eine Vorlage erstellt. Dort finden Sie ebenfalls eine Kurzanleitung für Ihre Mitarbeiter, die Sie als Anhang mitversenden können.

Individueller UnternehmenscodeSobald Sie Ihren Unternehmenscode mit einem Mitarbeiter geteilt haben, kann sich dieser über die Hire Me Enterprise App in Ihrem Unternehmen anmelden. Nachdem sich die Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmenscode registriert haben, erscheinen diese in der Sektion Personal in der Gruppe Gesamtes Personal und in der Gruppe Neue Mitarbeiter. Dadurch können die Mitarbeiter Ihre internen Aufträge direkt auf Ihr Smartphone erhalten. Außerdem können Sie nun eingetragene Mitarbeiter in selbst erstellten Gruppen organisieren.

 

2. Einen neuen Auftrag inserieren und editieren

2.1 Neue Aufträge erstellen

In der Navigationsleiste finden Sie einen Button mit der Beschriftung Auftrag inserieren. Von dort aus gelangen Sie sofort in die "Auftrag inserieren"-Maske. Um einen Auftag erfolgreich zu erstellen, müssen Sie immer folgenden Angaben machen:

Vier Schritte der Auftragserstellung

2.1.1 Zielgruppen

Im ersten Schritt entschieden Sie welche Zielgruppe Sie mit Ihrem Arbeitseinsatz erreichen möchten. Mit Angebot öffentlich schalten können Sie allen Nutzern der Hire Me App (welche sich für Ihre Jobkategorie in Schritt 2.1.2 interessieren, zu dem Zeitpunkt des Jobs verfügbar sind und am angegebenenen Ort arbeiten können), Ihren eigenen Personalstamm oder bestimmte Gruppen auswählen. Bei Ihrem eigenen Personalstamm können Sie genau wählen wer Ihren Auftrag sieht. Dazu können Sie entweder den gesamten Personalstamm, eine bestimmte, oder mehrere Gruppen auswählen. In Abschnitt 2.2 Gezielte Aufträge erstellen wird erklärt, wie Sie Aufträge für eine bestimmte Auswahl an Mitarbeitern erstellen.

2.1.2 Basisdaten
  • Titel: Benennen Sie Ihren Auftrag. Finden Sie eine Bezeichnung, der Ihren Auftrag gezielt beschreibt. Der Titel darf dabei nicht länger als 30 Zeichen sein.
  • Kategorie: Wählen Sie die Kategorie aus, die zu Ihrem Auftrag passt. Unter anderem stehen Ihnen folgende Kategorien zur Verfügung: Gastronomie & Service, Event & Promotion und Verkauf. Die Kategorie ist nur für Nutzer der öffentlichen Hire Me App relevant.
  • Beschäftigungsart: Hier entscheiden Sie ob der Auftrag nur für in einem bestimmten Zeitraum gilt oder immer wieder durchgeführt werden muss. Mit der Beschäftigungsart Einmalig können Sie im zweiten Schritt (Erweiterte Daten) einen Start- und Endzeitpunkt auswählen. Sollte die Beschäftigung Regelmäßig sein, so gibt es nur einen Startzeitpunkt, den Sie festlegen dürfen. Suchen Sie z.B. Helfer für eine ein- oder mehrtägige Veranstaltung handelt es sich hierbei um einen einmaligen Job bzw. Auftrag. Für diese Beschäftigungsart können die Mitarbeiter nach dem Arbeitseinsatz ihre Arbeitszeit erfassen. Mehr dazu im Abschnitt 7. Zeiterfassung. Suchen Sie z.B. Minijobber für Ihr Restaurant, stellt dies eine regelmäßige Tätigkeit dar.
  • Zu vergebende Stellen: Wählen Sie aus wie viele Mitarbeiter für einen Auftrag benötigt werden. Sollten Sie nachfolgend doch mehr Bedarf, können Sie ohne Probleme dennoch weitere Mitarbeiter für den Auftrag hinzubuchen. 
  • Beschreibung: Beschreiben Sie Ihren Job konkreter. Geben Sie z.B. an, was von den Arbeits- oder Auftragskräften erwartet wird und was ihre Aufgabe sein wird.

Mit dem Button "Weiter" gelangen Sie zum nächsten Schritt. Während der Auftragserstellung können Sie jederzeit einen Schritt zurückkehren und Ihre vorherige Eingabe bearbeiten.

2.1.3 Erweiterte Daten
  • Einsatzort: Sie können hier den Ort auswählen, an dem der Job stattfinden soll. Beachten Sie bitte, dass Sie hier einen Ort auswählen müssen, der Ihnen vom System vorgeschlagen wird. Geben Sie hierzu einfach die Anfangsbuchstaben des Einsatzortes ein und wählen Sie aus der vorgeschlagenen Liste den Ort aus. Sollten Sie keine Änderung vornehmen, wird Ihr Unternehmensstandort angegeben.
  • Beginn & Ende: Wählen Sie hier den Zeitpunkt für einen regelmäßigen oder den Zeitraum für einen einmaligen Auftrag. Für den einmaligen Auftrag haben Sie die Möglichkeit einen Endzeitpunkt anzugeben.
  • Verdienst & Verdienstart: Geben Sie an wie viel Sie bereit sind zu zahlen. Sie können wählen zwischen: Verdienst pro Stunde, einem Pauschalbetrag, Vergütung nach Vereinbarung oder Benefits. Benefits ist in der Regel für ehrenamtliche Tätigkeiten gedacht, bei denen keine monetäre Vergütung gezahlt wird. Achten Sie bitte bei einer angedachten Anstellung darauf, dass der derzeitige Mindestlohn in Deutschland 8,84€/Stunde beträgt.
  • Telefonkontakt: Hier können Sie eine Nummer angeben, die den Bewerbern für Rückfragen zur Verfügung steht.
2.1.4 Vorschau und Abschicken

Nun können Sie Ihren erstellten Auftrag noch einmal überprüfen und gegebenenfalls korrigieren. Falls Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf den Zurück-Button. Sobald Sie auf den Button Stelle inserieren klicken, wird der Auftrag für Ihre angegebene Zielgruppe veröffentlicht. Die Live-Reichweite zeigt Ihnen wie viele Personen den Arbeitseinsatz auf das Smartphone zugesendet wird.

Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass frisch registrierte Mitarbeiter alte Aufträge nicht sehen können. Sollten Sie also bereits Aufträge erstellt und sich danach neue Mitarbeiter registriert haben, können sich die Mitarbeiter nicht auf diese bewerben.

 

2.2 Gezielte Aufträge erstellen

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit den Auftrag nur an ganz bestimmte Mitarbeiter zu senden. Gehen Sie dafür wie folgt vor:

  • Sie starten in der Navigation mit dem Feld "Personal". Klicken Sie auf dieses, sodass Sie Ihren Personalstamm sehen.
  • Wählen Sie hier die Gruppe aus, die die Mitarbeiter enthält, die Sie erreichen möchten. Oder einzelne Mitarbeiter vom gesamten Personal.
  • Durch Klicken der Auswahlbox können Sie sich die passenden Mitarbeiter aussuchen.
  • Nachdem Sie alle Mitarbeiter ausgewählt haben, klicken Sie den Button "Job-Angebot erstellen".
  • Ab hier können Sie den individuellen Auftrag erstellen. Sie starten wie gewohnt bei den Basisdaten und erstellen den Auftrag. Vorsicht: Bei der Zielgruppenauswahl, sollten Sie keine Änderungen vornehmen, sonst stimmt Ihre gezielte Mitarbeiterauswahl nicht mehr. Dennoch können Sie den Auftrag zusätzlich öffentlich schalten.

Gezielten Auftrag erstellen

 

2.3 Einen Auftrag editieren

Sobald Sie in der Auftragserstellung einen Auftrag nur für eigene Mitarbeiter und Subunternehmen veröffentlicht haben und dieser noch nicht begonnen hat, können Sie den Auftrag editieren. Klicken Sie dafür einfach auf Jobangebot editieren. Hier können Sie alle Angaben bis auf Beschäftigungsart und Kategorie bearbeiten.

Nicht veröffentlichten Auftrag editieren

Nicht veröffentlichten Auftrag editieren

3. Aufträge verwalten - Personal einsetzen

In der Kategorie Jobs erhalten sie einen Überblick über ihre bestehenden Aufträge. Diese können Sie hier nach bestimmten Eigenschaften, wie der Kategorie oder der Zeit, automatisch sortieren. Zusätzlich können Sie die Übersicht auf einen bestimmten Zeitraum beschränken.

Übersicht gefilteter Aufträge

Klicken Sie auf einen Ihrer zuvor erstellten Jobs bzw. Aufträge, sehen Sie zunächst auf der rechten Seite die Detailansicht. Ebenso werden hier Bewerber, die sich auf diesen Aufträge beworben haben, angezeigt. Am unteren Rand der Job-Details befinden sich die Buttons Inserat beenden und Auftrag kopieren. Durch drücken des Buttons Auftrag kopieren öffnet sich ein vorausgefülltes Auftragserstellungs-Formular, welches das Erstellen von identischen Jobangeboten erleichtert. Beachten Sie dabei, dass bei einem kopierten Auftrag mindestens ein Feld geändert werden muss, damit Duplikate vermieden werden. Durch drücken des Buttons Inserat beenden deaktivieren Sie Ihre Anzeige, Sie können sie aber bei Bedarf wieder öffnen, solange der Zeitraum der Inseratsschaltung noch nicht ausgelaufen ist. Außerdem können Sie Arbeitseinätze, die nur für eigene Mitarbeiter und Subunternehmen öffentlicht sind und dieser noch nicht begonnen hat, bearbeiten. Mehr erfahren Sie in Abschnitt 2.3 Einen Auftrag editieren.

Auftragsdetails und BewerberBewerberdetails einsehen und zusagen

Durch Klicken auf die einzelnen Bewerber können Sie deren Profil mit den dazugehörigen Qualifikationen und den Bewertungen einsehen. Die Bewertung stammt aus der Bewertung der Arbeitsleistung vorheriger Aufträge. Mehr Informationen zur Bewertungs-Funktion erhalten im Abschnitt6. Mitarbeiter bewerten. Rechts neben dem Namen des Bewerbers finden Sie Felder für weitere Optionen. Durch Klicken auf die Sprechblase können Sie einen Einzelchat initiieren und mit dem Bewerber in Kontakt treten. Weitere Informationen zur Chat-Funktionalität erhalten Sie in Abschnitt 5. Unternehmenskommunikation. Klicken Sie rechts neben der Sprechblase auf die drei Punkte, öffnet sich ein kleines Menü. Hier haben Sie die Möglichkeit den Bewerber sofort zu Ihren Favoriten oder in eine Gruppe hinzuzufügen. Sollte es sich um ein unseriöses Profil handeln, können Sie hier auch die Bewerbung melden. Melden Sie einen Bewerber, kümmern wir uns vom Hire Me Team um die Meldung.

 

Die Profilinformationen geben Ihnen eine Entscheidungshilfe, ob Sie den Bewerber für Ihren Job auswählen oder ablehnen möchten. Bei einmaligen Jobs können Sie den Bewerber direkt und verbindlich für Ihren Auftrag annehmen. Der Bewerber erhält dann automatisiert die Zusage über Hire Me. Bei einem regelmäßigen Job können Sie dem Bewerber dagegen zunächst zusagen und so Ihr Interesse bekunden und weitere Schritte, wie beispielsweise ein Vorstellungsgespräch oder ein Telefonat, vereinbaren. Verwenden Sie dafür einfach den Button Zusagen oder Ablehnen am Ende des Bewerberprofils.
Das System warnt Sie bei Terminkonflikten des Bewerbers. Sollten Sie also einem Bewerber zusagen, der bereits zu dem Zeitpunkt für anderen Auftag eingeteilt ist, werden Sie darauf hingewiesen. 

Gebuchtes Personal für den Auftrag

Sie können auch ohne weiteres mehr Personal zusagen, als Sie vorher eingeplant haben. Wenn Sie sich für das richtige Personal entschieden haben, können Sie direkt mit den eingeplanten Mitarbeitern über einen Gruppenchat in Kontakt treten. Personal, dass erst später gebucht wird, kann auch den bisherigen Verlauf einsehen. Mehr zu Chats und zur weiteren Kommunikation in Abschnitt 5. Unternehmenskommunikation.

Außerdem gibt es für Arbeitsinsätze mit der Beschäftigungsart Einmalig den Tab Zeiterfassung. Hier sind die Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter nach dem Arbeitseinsatz aufgelistet. Mehr dazu im Abschnitt 7. Zeiterfassung.

4. Gruppen & gezielte Aufträge erstellen - Personal organisieren

Wählen Sie das Feld Personal aus. Hier erhalten Sie eine Übersicht über Ihr gesamtes Personal. Sie haben folgenden Möglichkeiten:

  • Neue Gruppen anlegen
  • Mitarbeiter zu Gruppen hinzufügen, in andere verschieben oder entfernen
  • Mitarbeiter innerhalb von Gruppen schnell finden
  • Mit einem Mitarbeiter, einer bestimmten Auswahl an Mitarbeitern oder der gesamten Gruppe chatten
  • Für einen Mitarbeiter, einer bestimmten Auswahl an Mitarbeitern oder für eine gesamte Gruppe einen gezielten Auftrag erstellen

 

4.1 Neue Gruppe anlegen

Neue Gruppe anlegen und Namen ändernIn der Navigationsleiste auf der Linken Seite finden Sie ein Feld mit der Bezeichnung Neue Gruppe anlegen. Klicken Sie auf den Button, erstellen Sie eine neue Gruppe. Wählen Sie einen Gruppennamen und bestätigen Sie das Anlegen der Gruppe durch den Button hinzufügen. Der Gruppenname kann z.B. die Art der Tätigkeit beschreiben für die Sie das Personal anfragen möchten oder auch die Berufsbezeichnung. Die Gruppe Favoriten ist von Beginn an verfügbar. Abgesehen von der Gruppe Gesamtes Personal, können Sie jederzeit den Namen von erstellten Gruppen ändern. Wählen Sie dazu die entsprechende Gruppe aus und klicken Sie dann auf den Titel der Gruppe. Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend.

 

4.2 Mitarbeiter in Gruppen verwalten und finden

Wenn Sie Mitarbeiter bestimmten Gruppen zuweisen möchten, können Sie diese entweder zuerst in Ihrem Personalpool aufnehmen oder sofort in eine bereits erstellte Gruppe einbinden. Oben rechts befindet sich ein Button mit der Bezeichnung Mitarbeiter hinzufügen. Beim Betätigen können Sie registrierte Mitarbeiter per Angabe von Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinzufügen. Falls Sie davor schon Gruppen erstellt haben, können Sie Mitarbeiter direkt der Passenden zuordnen.

Funktionen für die Personalverwaltung

Sobald Sie Ihre Mitarbeiter im System ergänzt haben, können Sie sich die Informationen Ihres Mitarbeiters betrachten, indem Sie auf den entsprechende Mitarbeiter klicken.
Per Drag & Drop können Sie einzelne Mitarbeiter ganz einfach in die gewünschte Gruppe ziehen. Um eine Person mehreren Gruppen zuzuordnen,klicken Sie zunächst eine Gruppe an, in der sich die Person befindet. Klicken Sie dann das Profil der Person an und ziehen Sie die Person durch Halten der Strg-Taste in die gewünschte Gruppe. Ohne Drücken der Strg-Taste wird die Person in die neue Gruppe verschoben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei iOS-Geräten die Alt-Taste iOS Alt-Taste anstelle der Strg-Taste drücken müssen, um Favoriten in mehrere Gruppen einzuordnen.
Mithilfe des Suchfeldes können Sie Mitarbeiter nach Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Alter finden.

 

4.3 Gezielte Auftragsvergabe und Kommunikation

Innerhalb der verschiedenen Gruppen (auch in "Gesamtes Personal") können Sie entweder bestimmte Mitarbeiter oder alle markieren. Gezielte Chat- und Auftragserstellung Klicken Sie dazu die entsprechende Box neben dem Mitarbeiterbild an. Mit der "Alle auswählen"-Box können Sie gleichzeitig alle Mitarbeiter innerhalb der Gruppe aus- oder abwählen. Sobald Sie die Mitarbeiter ausgewählt haben, können Sie entweder mit diesen per Chat in Kontakt treten oder für genau Ihre Auswahl ein Auftrag vergeben. Verwenden Sie dafür die entsprechenden Buttons. Worauf Sie beim Erstellen eines gezielten Auftrages achten müssen, erfahren Sie in Abschnitt 2.1.1 Zielgruppe. Bei Auswahl eines einzelnen Mitarbeiters können Sie hier einen Einzelchat initiieren.

 

4.4 Mitarbeiter entfernen und Gruppen löschen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit Mitarbeiter einzeln aus Gruppen zu entfernen oder sogar Mitarbeiter aus der Rubrik "Gesamtes Personal" zu löschen. Löschen Sie einen Mitarbeiter aus der Rubrik "Gesamtes Personal", wird die entsprechende Person aus allen Gruppen entfernt und bekommt keine Aufträge mehr von Ihnen. Haben Sie den Mitarbeiter versehentlich gelöscht, können Sie ihn aber jeder Zeit wieder hinzufügen. Wie Sie Mitarbeiter hinzufügen, erklären wir Ihnen im Abschnitt 4.2 Mitarbeiter in Gruppen verwalten und finden. Um einen Mitarbeiter aus einer Gruppe zu entfernen, wählen Sie zunächst die entsprechende Gruppe aus.Gruppe oder Mitarbeiter entfernen Innerhalb der Gruppe klicken Sie einfach auf das Entfernen-Symbol rechts vom Bild des Mitarbeiters. Möchten Sie nicht nur einen oder mehrere Mitarbeiter, sondern die gesamte Gruppe löschen, verwenden Sie die Funktion Gruppe entfernen. Dabei wird lediglich die Gruppe, nicht aber die Mitarbeiter aus Ihrem Personalpool gelöscht. Diese bleiben in "Gesamtes Personal" und auch in den anderen Gruppen weiterhin bestehen. Falls Sie einen Mitarbeiter aus dem System löschen möchten, wählen Sie "Gesamtes Personal" und klicken Sie auf das Entfernen-Symbol. Bei jedem Entfernen-Vorgang kommt eine Sicherheitsabfrage, sodass Sie den Vorgang jederzeit abbrechen können.

5. Unternehmenskommunikation - Mit dem Personal jederzeit in Kontakt treten

Sie haben die Möglichkeit mit Mitarbeitern und externen Bewerbern zu chatten und Informationen in Form von Anhängen auszutauschen. An verschiedenen Stellen können Sie mit dem Personal in Kontakt treten:

  • Sie können die Kommunikation selbst initiieren:

    • Potentielle Bewerber für einen Auftrag einzeln anschreiben
    • Gebuchtes Personal einzeln Anschreiben
    • Dem gebuchten Personal eine Gruppennachricht senden
    • Abgelehnte Bewerber einzeln anschreiben
    • Mit einzelnen Mitarbeitern des Personalpools chatten
    • Mit ausgewählten Mitarbeitern des Personalpools gleichzeitig chatten
    • Mit einer bestimmten Gruppe chatten
    • Mit ausgewählten Mitarbeitern einer bestimmten Gruppe gleichzeitig chatten
  • Möglichkeiten für Mitarbeiter einen Chat mit Ihnen zu initiieren:

    • Sie können von Interessenten und Bewerbern eines Auftrages angeschrieben werden
    • Gebuchte Bewerber eines Auftrags können mit Ihnen in Erstkontakt treten

 

5.1 Die "Nachrichten"-Übersicht

Chatbuttons

In der Navigationsleiste finden Sie das Feld Nachrichten. Dort werden alle Chats in einer Liste gesammelt. Hier können Sie jederzeit den entsprechenden Chat fortführen oder Anhänge versenden. Um Anhänge zu versenden wählen Sie zuerst den entsprechenden Chat aus und klicken dann auf die Büroklammer. Anschließend wird ein Fenster Ihres Explorer geöffnet. Darin können Sie die Datei suchen, die Sie versenden möchten. Um eine Nachricht zu schreiben, verwenden Sie bitte das dafür vorgesehene Textfeld. Um eine Nachricht zu versenden, drücken Sie Enter oder klicken Sie den Button.

 

5.2 Einzelchat initiieren

In der Detailansicht eines (gebuchtem) Bewerbers und Ihrer Mitarbeiter können Sie durch Klicken auf den Chat-Button rechts neben dem Namen, einen Chat beginnen. 
Weiterhin starten Sie Einzelchats, indem Sie im Feld Personal aus dem gesamten Personalpool oder aus einer Gruppe einen bestimmten Favoriten auswählen. Nach der Auswahl klicken Sie auf den Button Chat erstellen.
Sollten Sie bereits mit einer bestimmten Person in Kontakt getreten sein, so können Sie den Chatverlauf unter dem Navigationspunkt Nachrichten aufrufen und von dort aus weiter chatten.

Mit Bewerbern sofort chatten

 

5.3 Gruppenchat initiieren

Einen Gruppenchat können Sie in den folgenden Fällen erstellen: Wenn Sie bereits Personal für einen Auftrag gebucht haben, können Sie hier mit allen über den Button Gruppennachricht schreiben direkt in Kontakt treten. Mitarbeiter, die erst später gebucht wurden, können den Verlauf des bisherigen Gruppenchats einsehen und sich am Chat beteiligen. Außerdem finden Sie den Button Gruppenchat erstellen unter der Rubrik Personal. Wählen Sie hierzu entweder eine Gruppe in der Navigation oder genau die Mitarbeiter aus mit denen Sie chatten möchten und klicken Sie anschließend auf Gruppenchat erstellen. Wie bei den Einzelchats finden Sie in der Rubrik Nachrichten alle Konversationen und können von dort aus mit der Gruppe weiter chatten.

Gruppenchat erstellen

6. Mitarbeiter bewerten

Sobald ein Auftrag abgeschlossen wurde, können Sie die Arbeits- oder Auftragskräfte für Ihren Auftrag bewerten. Sie können für jeden gebuchten Mitarbeiter, bezogen auf seinen Auftrag, eine Bewertung von einem bis zu fünf Sternen abgeben.
Um eine Bewertung abzugeben, wählen Sie einen abgeschlossen Auftrag aus. Dieser wird mit einem Stern gekennzeichnet.Offene Bewertungen bei abgeschlossenem Auftrag

Dies bedeutet, dass für diesen Auftrag noch Bewertungen ausstehen. Erst wenn Sie alle Auftrags- bzw. Arbeitskräfte für den Auftrag bewertet haben, verschwindet das Stern-Symbol. Klicken Sie auf den Auftrag um die Details zum Auftrag zu öffnen. Im Feld Gebuchte Bewerber sehen Sie nun ein Sternenfeld neben dem Bewerber.

Kennzeichnung einer offenen MitarbeiterbewertungMitarbeiter bewerten

Klicken Sie auf den Stern und links öffnet sich die Bewertung. Geben Sie die entsprechende Bewertung ab und klicken Sie anschlißend auf Bewertung speichern. Der Bewertungsvorgang für einen Mitarbeiter eines Auftrags ist damit abgeschlossen.

 

7. Zeiterfassung

Unter dem Punkt Zeiterfassung finden Sie eine Tabelle mit allen eingetragenen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, die einmalige Arbeitseinsätze abgeschlossen haben. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten und Pausen selbstständig über das Smartphone per Hire Me Enterprise App. Die Arbeitszeit richtet sich nach den Angaben Ihres erstellten Arbeitseinsatzes, es sei denn, der Arbeitseinsatz dauert länger als vorgesehen. Dann können die Mitarbeiter eine spätere Endzeit angeben.

Die Tabelle informiert Sie über

  • die Anzahl der Einsätze eines Mitarbeiters,
  • die Bruttoarbeitszeiten,
  • die Pausendauer und
  • die Nettoarbeitszeiten.

Arbeitszeiten einsehen für einen bestimmten Zeitraum einsehen und exportieren

Sie haben die Möglichkeit die Arbeitszeiten von einem bestimmten Zeitraum zu betrachten, indem Sie hier Beginn und Ende festlegen. Die Tabellen mit den Arbeitszeiten für einen beliebigen Zeitraum können Sie als eine .csv-Datei herunterladen, indem Sie auf Export klicken. Falls Sie die Arbeitszeiten eines bestimmten Mitarbeiters suchen, können Sie diesen einfach über die Suchen-Funktion finden.

 

Wenn Sie die Details eines Arbeitsauftrages unter Jobs betrachten, finden Sie hier rechts von Abgelehnte Bewerbungen den Tab Zeiterfassung. Hier sind die Arbeitszeiten von jedem Mitarbeiter aufgeführt, der die Zeit auf dem Smartphone nach einem Arbeitseinsatz erfasst hat. Über den Export-Button können Sie die Arbeitszeiten für den Arbeitseinsatz herunterladen und weiterverarbeiten.

Arbeitszeiten eines bestimmten Arbeitseinsatzes einsehen und exportieren

8. Personal von Partner- und Subunternehmen beziehen

8.1 Partner- und Subunternehmen hinzufügen und organiseren

Bevor Sie Partner- und Subunternehmen in das System integrieren können, müssen diese einen Hire Me Unternehmensaccount angelegt haben. Erkundigen Sie sich über die Login-E-Mail-Adresse der Unternehmen, an die Sie Auftragsanfragen senden möchten. Um Partner- und Subunternehmen hinzufügen zu können, navigieren Sie zu Personal. Klicken Sie auf den Button Mitarbeiter hinzufügen. Geben Sie hier nun die Login-E-Mail-Adresse eines Partner- oder Subunternehmens ein. Anschließend können Sie das Partner- oder Subunternehmen in eine Ihrer Gruppen verschieben. Tipp: Es bietet sich an eine neue Gruppe für Subunternehmen anzulegen, bevor Sie diese neu hinzufügen.

Subunternehmen hinzufügen

Partner- und Subunternehmen lassen sich im System wie Mitarbeiter organisieren. Sie können also Partner- und Subunternehmen in Gruppen verwalten, eine Direktnachricht senden oder in Gruppenunterhaltungen hinzufügen. Zusätzlich sind Sie vollkommen flexiblen und können mit mehreren Partner- und Subunternehmen gleichzeitig kommunizieren oder eine Gruppenunterhaltung starten, an der sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen beteiligt sind.

Wie Sie alle Funktionen nutzen können, erklären wir in den Abschnitten 4. Personal organisieren und 5. Unternehmenskommunikation. Bedenken Sie, dass ein Partner- bzw. Subunternehmem im System technisch ähnlich wie ein Mitarbeiter behandelt wird.

Partner- und Subunternehmen kontaktieren und informieren

 

8.2 Auftragsanfrage an Partner- und Subunternehmen senden

Es gibt zwei Möglichkeiten um eine Auftragsanfrage zu erstellen. In beiden Varianten haben Sie die Option den Auftrag zusätzlich an betriebseigene Mitarbeiter zu senden:

Direkt und gezielt:
Navigieren Sie in Personal zu den Partner- und Subunternehmen, an die Sie eine Auftragsanfrage senden möchten. Wählen Sie die Partner- und Subunternehmen zunächst aus, indem Sie die Box links vom Profilbild anklicken. Klicken Sie nun auf den Button Job-Angebot erstellen. Folgen Sie hier den vier vorgegeben Schritten der Auftragserstellung. Bitte beachten Sie, dass im 1. Schritt bereits vorausgewählte Gruppen nicht geändert werden sollten. So wird sichergestellt, dass die Auftragsanfrage auch bei den Partner- und Subunternehmen ankommt, die Sie zuvor ausgewählt haben. Falls Sie eigene Mitarbeiter hinzufügen möchten, können Sie zu Beginn der Auftragserstellung oder in der Auswahl der Zielgruppe, weitere Mitarbeiter oder Gruppen auswählen.

Zielgruppen - Hier: Anzahl der Subunternehmen, die kontaktiert werden

Indirekt:
Sie können eine Auftragsanfrage erstellen, indem Sie in der Navigationsleiste auf Auftrag inserieren klicken. Wählen Sie im 1. Schritt die Gruppen aus, in denen die passenden Partner- und Subunternehmen enthalten sind. Klicken Sie anschließend auf Weiter, füllen Sie die folgenden Pflichtfelder aus und überprüfen Sie im letzen Schritt Ihre Eingabe.

 

8.3 Personal von Partner- und Subunternehmen einteilen

Die Partner- und Subunternehmen erhalten Ihre Auftragsanfragen in einer Übersicht und können Personal für Ihren Auftrag vorschlagen. Das Personal der Partner- und Subunternehmen finden Sie nun in der Liste der Aktuellen Bewerber in Ihrer entsprechenden Auftraganfrage. Wenn Sie auf einen Bewerber klicken, um sich das Bewerberprofil anzusehen, finden Sie unter Via von welchem Partner- oder Subunternehmen der Mitarbeiter vorgeschlagen wurde. Sie haben nun die Möglichkeit dem Bewerber der Partner- oder Subunternehmen eine Direktnachricht zu senden oder dem Bewerber zu- oder abzusagen. Sobald Sie einen Mitarbeiter eines Partner- oder Subunternehmens für einen Auftrag eingeteilt haben, erhält dieser eine Auftragsbestätigung auf sein Smartphone.

Personal von Subunternehmen einteilen

9. Profil bearbeiten - weitere Funktionen und ausloggen

Klicken Sie oben rechts in der Navigationsleiste auf Ihren Unternehmensnamen bzw. - Ihr Unternehmenslogo und Ihre Bewertung, haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

  • Profildaten bearbeiten
  • App herunterladen
  • Passwort ändern
  • Preise und Pakete
  • Hilfe
  • Ausloggen

 

9.1 Profildaten bearbeiten

Klicken Sie unter den Einstellungen auf  Profildaten bearbeiten, können Sie Firmenname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmenssitz, Website URL und die Kurzbeschreibung Ihres Unternehmens nach Bedarf ändern. Außerdem können Sie ein neues Logo hochladen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch klicken auf den Speichern-Button.

 

9.2 App herunterladen

Hier erhalten Sie Informationen darüber, welche App Sie für Ihr Smartphone benötigen um Hire Me mobil nutzen zu können. Beachten Sie, dass die App nicht alle Funktionen der Webanwendung abdeckt. Welche Einschränkungen die App gegenüber der Webanwendung aufweist, finden Sie unter 8. Einschränkungen auf der mobilen App.

 

9.3 Passwort ändern

Möchten Sie Ihr Passwort ändern, haben Sie unter diesem Punkt die Möglichkeit dazu. Geben Sie lediglich Ihr neues Passwort ein und speichern Sie die Änderung.

9.4 Preise und Pakete 

Hier haben Sie die Möglichkeit, in ein anderes Paket zu wechseln. Nutzen Sie derzeit z.B. die Jobplattform und möchten gerne Hire Me Enterprise testen, können Sie in nur wenigen Klicks umsteigen und die Enterprise-Version kostenfrei 42 Tage testen. Hat Enterprise Sie überzeugt, können Sie hier ebenso in wenigen Klicks ein Enterprise-Abonnement kaufen. Möchten Sie nach dem Test wieder die reine Jobplattform verwenden, wird Ihr Account automatisch ohne Zutun umgestellt.

 

9.5 Hilfe

Hier finden Sie unsere FAQs und die Anleitungen der einzelnen Produkte.

 

9.6 Ausloggen

Klicken Sie auf Ausloggen, loggen Sie sich aus dem System aus. Es steht Ihnen frei sich auszuloggen oder das Fenster zu schließen. Loggen Sie sich aus, werden Sie beim nächsten Besuch der Webanwendung wieder nach Ihren Zugangsdaten befragt. Schließen Sie lediglich das Fenster, bleiben Sie eingeloggt und Sie werden beim nächsten Öffnen der Webanwendung nicht erneut nach den Zugangsdaten gefragt.

 

10. Einschränkungen auf der mobilen App

Die Webanwendung bietet Ihnen den vollen Funktionsumfang von Hire Me Enterprise Cloud. Mit unserer Smartphone App können Sie auch mobil Aufträge erstellen und anschließend Personal für Aufträge einsetzen. Mit der App können Sie folgende Funktionen nicht nutzen:Smartphone-App

  • Gruppen oder gesamtes Personal betrachten (Ausnahme: Favoriten)
  • gezielte Aufträge erstellen oder Gruppen während der Auftragserstellung aussuchen. Der Auftrag wird für alle internen und externen Interessenten veröffentlicht
  • Gruppenchats mit ausgewählten Personen initiieren (Aber Sie können eröffnete Chats fortführen)

Autor

erstellt von Daniel Boncourt

am 02.11.2016, um 13:00 Uhr

Motiviert und bildungseifrig. Immer gut gelaunt!